Introducción
Entrando en los últimos días del año, es importante repasar a modo de «checklist» algunas cuestiones de índole fiscal o normativo que no deben olvidarse y que afectan a todas las empresas estadounidenses independientemente de su tamaño y de si obtienen o no beneficios. Algunos de ellos son especialmente relevantes para filiales de empresas internacionales o empresas que sean propiedad de residentes en otros países. Descuidar estas obligaciones pueden llevar a sanciones, multas, costes y quebraderos de cabeza que podrían haberse evitado fácilmente. Esto ocurre a menudo tras la creación de nuevas empresas en EEUU, proceso que se describe en detalle en nuestra guía gratuita.
Repasamos en este artículo los aspectos más importantes.
Checklist de fin de año
Listamos a continuación algunas tareas que deberían completarse antes de finalizar el año:
- Revisar los ingresos y gastos de la empresa durante el año fiscal y los previstos para el inicio del año siguiente para determinar si hay oportunidades de planificación fiscal y de ahorro de impuestos. Por ejemplo, en un año con beneficios podría decidirse adelantar al año en curso algún gasto en que se vaya a incurrir en un futuro cercano para aprovechar la deducción fiscal correspondiente.
- Preparar un primer borrador de contabilidad anual y estados financieros, que permita un cierre en los primeros meses del año nuevo para cumplir con los requisitos fiscales de declaración de impuestos que comentaremos después.
- Revisar los registros y la documentación de la empresa para asegurarse de que están completos y actualizados.
- Revisar la situación fiscal de los empleados de la empresa y determinar si se deben hacer ajustes en las retenciones requeridas sobre sus salarios (impuestos federales y estatales, seguridad social, medicare, seguro de desempleo federal y estatal, y otras que pudieran ser aplicables).
- Realizar cualquier pago adicional de impuestos estimados federales y estatales que sea necesario para evitar sanciones e intereses por pago tardío.
- Revisar las obligaciones fiscales estatales y asegurarse de que se cumplan en todos los estados en los que la empresa ha generado ingresos.
- Revisar los planes de beneficios para empleados y asegurarse de que cumplen con las leyes fiscales. Por ejemplo, esto es especialmente importante cuando la empresa ofrece un plan de jubilación como un 401(k) o similar.
Formularios 1099
Las empresas en Estados Unidos tienen la obligación de enviar un formulario 1099 a cualquier contratista o proveedor de servicios con el que hayan trabajado durante el año anterior y al que hayan pagado al menos 600 dólares en ese período en alquileres, servicios (incluidas piezas y materiales), premios y reconocimientos o por otros conceptos. Este formulario se utiliza para informar al Internal Revenue Service (IRS, el organismo encargado de recaudar impuestos en EEUU), y al contratista o proveedor sobre las cantidades que se han pagado durante el año. Esto permite que el contratista o proveedor pueda declarar esos pagos en su declaración de impuestos y pagar los impuestos correspondientes.
Las empresas tienen la obligación de presentar el formulario 1099 al IRS y al contratista o proveedor antes del 31 de enero del año siguiente al año en que se realizaron los pagos. Si una empresa no cumple con esta obligación, puede enfrentarse a multas y sanciones por parte del IRS.
No es necesario generar el formulario 1099 para pagos realizados con fines personales. Debe emitir los formularios 1099 solo para los pagos que realizó en el curso de su comercio o negocio, y los enviará a cualquier individuo u organizaciones de tipo partnership, LLC, Limited Partnership o Estate. No es necesario enviarlo a empresas de tipo corporation o LLCs que a efectos fiscales sean consideradas como corporations (S-corp o C-corp).
Las multas por no cumplir con esta obligación pueden variar de $30 a $100 por formulario (hasta $1.5 millones por año), dependiendo de cuánto tiempo después de la fecha límite la empresa emite el formulario. Si una empresa ignora intencionalmente el requisito de proporcionar una declaración de beneficiario correcta, está sujeta a una multa mínima de $250 por declaración, sin un máximo.
En el caso de contratistas no estadounidenses, siempre que los servicios se realicen en su totalidad fuera de los EEUU no se requiere el Formulario 1099 ni se requiere aplicar retención en los pagos que se realicen. Pero en tal caso deberá obtener un formulario W-8BEN (individuos) o el formulario W-8BEN-E (empresas) firmado por el contratista extranjero. Al firmar dicho formulario, el contratista extranjero certifica que no es una persona estadounidense. Este formulario no se presenta ante el IRS. Se debe archivar por si la empresa es auditada en algún momento, en cuyo caso justifica por qué no se emitió el Formulario 1099 y por qué no se retuvieron impuestos.
Formulario W-2
Las empresas en Estados Unidos tienen la obligación de presentar un formulario W-2 a cada uno de los empleados que hayan trabajado para ellas durante el año fiscal. El formulario W-2 contiene información sobre el salario o los ingresos que el empleado ha recibido durante el año fiscal, así como sobre las cantidades que se han retenido de su salario para pagar impuestos, seguridad social y otras deducciones.
Las empresas tienen la obligación de presentar el formulario W-2 al empleado y al IRS antes del 31 de enero del año siguiente al año en que se realizaron los pagos. Si una empresa no cumple con esta obligación, puede enfrentarse a multas y sanciones por parte del IRS.
El formulario W-2 es importante tanto para el empleado como para la empresa, ya que permite que el empleado pueda declarar sus ingresos y pagar los impuestos correspondientes, y también permite a la empresa demostrar que ha cumplido con sus obligaciones fiscales en cuanto a la retención y pago de impuestos sobre los salarios de sus empleados.
Declaración federal de impuestos sobre la renta
En general, las empresas en Estados Unidos tienen la obligación de presentar una declaración de impuestos sobre la renta cada año, independientemente de si han tenido beneficios o no durante ese período. Debe hacerse no más tarde del 15 de abril del año siguiente.
La declaración de impuestos es un documento que las empresas deben presentar al IRS y que contiene información sobre sus ingresos, gastos, beneficios y pérdidas durante el año fiscal. Esta información es necesaria para determinar la cantidad de impuestos que la empresa debe pagar al gobierno federal.
Si una empresa no presenta una declaración de impuestos a tiempo o no paga los impuestos que le corresponden, puede enfrentarse a multas y sanciones por parte del IRS. Por lo tanto, es importante que las empresas cumplan con sus obligaciones en cuanto a la presentación de declaraciones de impuestos y el pago de impuestos a tiempo.
Si la empresa ha ido obteniendo beneficios durante el año, debe realizar pagos trimestrales de impuestos estimados sin esperar al 15 de abril del año siguiente. No hacerlo puede generar multas y pagos por intereses acumulados desde el momento en que debería haberse realizado los pagos.
Formulario 5472
El formulario 5472 de la autoridad fiscal estadounidense, el Internal Revenue Service o IRS, debe ser preparado anualmente salvo en situaciones excepcionales por las empresas extranjeras que hacen negocios en EEUU, así como las empresas estadounidenses que tengan más del 25% de su capital en manos de personas extranjeras (físicas o jurídicas), de manera directa o indirecta. Debe presentarse todos los años no más tarde del 15 de abril, para lo cual es conveniente planificarlo con tiempo con la ayuda de un contable certificado o CPA. Suele hacerse junto con la declaración federal de la renta presentada ante el IRS. Las sanciones si no se presenta empiezan en $25.000 y van acumulándose a gran velocidad, por lo que es esencial gestionarlo con cuidado.
Los detalles de este formulario los hemos tratado a fondo en este artículo de nuestro blog.
Impuestos estatales
Con independencia de las declaraciones de impuestos federales presentadas ante el IRS, los impuestos estatales sobre la renta son impuestos que las empresas deben pagar al estado en el que se encuentran por sus beneficios o ingresos generados en ese estado. La tasa de impuestos estatales sobre la renta varía según el estado. Las empresas deben cumplir con sus obligaciones en cuanto al pago de estos impuestos y hacerlo a tiempo para evitar multas y sanciones.
Por otro lado, cada estado fija requisitos sobre la presentación de un informe anual (que lleva asociado un pago) o el pago de un «franchise tax», que debe realizarse a tiempo para evitar multas y conservar a la empresa en estado de «good standing», algo esencial para mantenerla activa.
Dada la diversidad de la normativa estatal, es necesario verificar las normas aplicables a la empresa en función de los estados en los que esté registrada y en todos los estados donde haya generado ingresos. Algunos estados aplican lo que se conoce como «impuestos de comercio» o «impuestos de presencia» a las empresas que realizan actividades comerciales en ese estado, incluso si la empresa no está registrada ni tiene su sede principal en ese estado.
¿Dónde puedo conseguir ayuda?
En el equipo de Markentry USA contamos con contables certificados (CPAs) y abogados que pueden ayudar en todo lo relacionado con el cumplimiento de las obligaciones contables, fiscales y legales de tu empresa, incluyendo la tramitación de los formularios descritos en este artículo.
NOTA: Este artículo es de carácter meramente divulgativo. Markentry USA no acepta ninguna responsabilidad por errores u omisiones.